ثبت تغییرات شرکت

مراحل انجام تغییرات شرکت

انجام تغییرات در شرکت‌ها امری حساس است و باید به صورت اصولی و مرحله به مرحله انجام شود تا در آینده شرکت به دلیل خطا در انجام تغییرات با مشکی روبه‌رو نشود. مراحل اصولی انجام تغییرات در شرکت‌ها عبارتند از:

1. تحویل مدارک هویتی تمامی اعضا از جمله شرکا و سهامداران و آگهی مربوط به تاسیس و یا آخرین تغییرات شرکت توسط موکل به کارشناس آمور ثبت.
2. تنظیم صورتجلسه مربوط به تغییرات توسط کارشناس امور ثبت.
3. تحویل صورتجلسه به موکل جهت امضا و درج مهر در تمامی صفحات صورتجلسه توسط اعضای هیئت مدیره و کارشناسان.
4. تحویل صورتجلسه امضا شده توسط موکل و اعضا به کارشناس امور ثبت.
5. ارسال صورتجلسه توسط پست به اداره ثبت برای بررسی، تایید و ثبت تغییرات.
6. پرداخت هزینه‌های مربوط به ارسال روزنامه و انتشار آن در روزنامه رسمی کشور.

ثبت آگهی تغییرات

ثبت آگهی تغییرات بسیار مهم و ضروری است. از این رو تمامی نکات مربوط به ثبت باید با دقت رعایت شوند. در ادامه به مهم‌ترین نکات مربوط به ثبت آگهی تغییرات اشاره خواهیم کرد.

• صورتجلسه و یا نامه جداگانه امضا شده توسط هیئت مدیره به معنای موافقت آنان با اعمال تغییرات است که پس از موافقت هیئت مدیره با این تغییرات برگه‌های امضا شده باید ضمیمه صورتجلسه شود و به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل داده شود.
• از هنگام تشکیل جلسه در بازه زمانی یک ماهه فرصت تحویل صورتجلسه به اداره ثبت شرکت‌ها را خواهید داشت.
• در صورتی که هیئت مدیره و مدیرعامل شرکت یک شخص مشخص باشند و این مورد در اساسنامه ذکر نشده باشد اعضای مجمع طبق ماده 124 لایحه‌ی اصلاحی قانون تجارت باید آن را تصویب کنند.
• صورتجلسه‌ای که توسط هیئت رئیسه امضا می‌شود باید دارای چند نسخه باشد و در نهایت یک نسخه از آن باید به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود.
• هنگام تنظیم صورتجلسه مطالب باید روی سربرگ شخصیت حقوقی نوشته شده و توسط اشخاص مربوطه مهر امضا و به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود.

توجه داشته باشید که هزینه‌ی ثبت تغییرات شرکت با توجه به تعداد و حجم صورتجلسه می‌تواند متغیر باشد.

انواع ثبت تغییرات شرکت عبارتند از:

• منحل کردن شرکت
• افزایش سرمایه شرکت
• کاهش سرمایه شرکت
• تغییر موضوع شرکت
• تغییر آدرس شرکت
• ایجاد شعبه برای شرکت
• تغییر افرادی که حق امضا دارند
• تغییر در نقل و انتقال سهام شرکت
• تغییر و اصلاح اساسنامه شرکت
• تعیین بازرسان جدید یا تمدید بازرسان پیشین
• تعیین اعضای جدید هیئت مدیره یا تمدید آنان
• تعیین یا تغییر سمت هیئت مدیره

منحل کردن شرکت

انحلال هر شرکتی به منظور خاتمه دادن به فعالیت آن شرکت صورت می‌گیرد. برای انجام این امر اولین گام انتخاب فردی به عنوان مدیر تصفیه است که وظیفه‌ی رسیدگی به امور شرکت و تقسیم سرمایه و دارایی در میان سهامداران را بر عهده دارد.

افزایش سرمایه شرکت

در صورتی که شرکت تمایل به افزایش فعالیت خود داشته باشد به سرمایه بیشتری نیز نیاز خواهد داشت. از این رو شرکت برای پاسخگویی به این نیاز با تایید هیئت مدیره که شامل سهامداران شرکت می‌شود، اقدام به افزایش سرمایه می‌کند. انتشار سهام جدید و یا بالا بردن مبلغ سهام راه‌هایی برای افزایش سرمایه شرکت هستند.

کاهش سرمایه شرکت

نوع دیگری از تغییرات مربوط به سرمایه، کاهش سرمایه شرکت است. زمانی که شرکت در اوضاع مالی نامناسبی و در معرض ضرر و زیان‌هایی قرار می‌گیرد و تقسیم سود امری ناممکن می‌شود، کاهش سرمایه می‌تواند در صورتی که شرکت سوددهی داشته باشد سود را میان سهامداران تقسیم کند.

تغییر موضوع شرکت

موضوع هر شرکتی نشان دهنده حوزه فعالیت و نوع وظایف و اختیارات اعضای آن شرکت است. این موضوع و وظایف و اختیارات در اساسنامه شرکت ثبت خواهند شد و هیئت مدیره قادر نخواهند بود که از سرمایه شرکت در فعالیت‌هایی خارج از موضوع شرکت استفاده کند. البته موضوعی که در اساسنامه ثبت شده در صورت موافقت هیئت مدیره قابل تغییر می‌باشد. از این رو هیئت مدیره می‌تواند موضوع شرکت را موافقت تمامی اعضا تغییر، افزایش و یا کاهش دهند و مجدد آن را در اساسنامه شرکت ثبت کند. تغییرات مربوط به موضوع شرکت در مجمع عمومی فوق العاده اعمال می‌شود.

تغییر آدرس شرکت

تغییر آدرس شرکت به معنای انتقال مکان شرکت از محلی به محل دیگر است. آدرسی که برای هر شرکت در آگهی تاسیس وجود دارد نشان دهنده محل قانونی و نشانی معتبر آن شرکت می‌باشد. لازم به ذکر است که ایجاد هرگونه تغییری در محل شرکت باید ثبت و آگهی شود.

ایجاد شعبه برای شرکت

علاوه بر تغییر آدرس شرکت، افزودن آدرسی دیگر نیز امری امکان‌پذیر بوده که به معنای ایجاد شعبه‌ای جدید از آن شرکت در محلی دیگر است. زمانی که شرکت قصد افزایش فعالیت‌های حوزه کاری خود را دارد اقدام به افتتاح شعبه‌ای جدید در محلی دیگر می‌کند که انجام چنین امری دارای مدارک، ضوابط و مراحل مشابهی نسبت به تغییر آدرس است.

تغییر افرادی که حق امضا دارند

معمولا هیئت مدیره هر شرکتی دارای حق امضا برای امضا کردن چک‌ها، سفته‌ها، اوراق عادی و اداری و یا قرارداد‌ها هستند. حق امضا در هر شرکتی می‌تواند متعلق به یک یا چند نفر از هیئت مدیره باشد که اعطای چنین حقی به این افراد به معنای موافقت دیگر اعضای هیئت مدیره با تایید و امضای این افراد است. توجه داشته باشید که حق امضا در شرکت‌ها امری تغییر‌پذیر بوده و با تصمیم کلیه اعضا و سهام‌داران، افراد دارای حق امضا می‌توانند تغییر کنند.

تغییر در نقل و انتقال سهام شرکت

در زمانی که شخص قصد خروج از شرکت و یا شخصی دیگر قصد ورود به شرکت را داشته باشد نقل و انتقال سهام صورت می‌گیرد. در چنین مواقعی سهامداران تصمیم می‌گیرند که سهام را بین خودشان جا به جا کنند. لازم به ذکر است تمامی افرادی که قصد واگذاری و یا دریافت سهام را دارند باید از عدم وجود مالیات پرداخت نشده به ادارات مربوطه اطمینان حاصل نمایند.

تغییر و اصلاح اساسنامه شرکت

تغییر اساسنامه در شرکت‌ها گاها به منظور بهبود وضعیت شرکت انجام می‌شود. تغییرات مربوط به اساسنامه توسط شرکا و هیئت مدیره و با تایید آنان صورت خواهد گرفت.

تعیین بازرسان جدید و یا تمدید بازرسان پیشین

یکی از تغییرات شرکت‌ها، تغییر بازرسان آن شرکت است. این امر به منظور بهبود وضعیت خدمات و در نتیجه افزایش کارکرد شرکت صورت می‌گیرد. البته این دسته از اعمال تغییرات در شرکت‌ها ضروری نمی‌باشد و شرکت‌ها می‌توانند همکاری خود را با بازرسان پیشین تمدید کنند. تعویض یا تمدید بازرسان معمولا پس از گذشت هر یک سال در شرکت‌ها صورت می‌گیرد.

تعیین اعضای جدید هیئت مدیره و یا تمدید آنان

هیئت مدیره یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر شرکت است که اعضای آن وظایف مهمی را بر عهده دارند و بخش بزرگی از سرنوشت شرکت به اقدامات و تصمیمات اعضای هیئت مدیره بستگی دارد . از این رو انتخاب اعضای هیئت مدیره دارای اهمیت زیادی است و باید افرادی با صلاحیت کامل برای این جایگاه در نظر گرفته شوند. در صورتی که اعضای هیئت مدیره اقدامات و کارکرد نا‌به‌جایی داشته باشند شرکت‌ها می‌توانند اقدام به تعویض اعضای هیئت مدیره کنند. البته تعویض هیئت مدیره نیز مانند بازرسان در شرکت‌ها امری ضروری نمی‌باشد و شرکت می‌تواند همکاری خود را با اعضای هیئت مدیره پیشین ادامه دهد.

تعیین یا تغییر سمت هیئت مدیره

تعیین سمت هیئت مدیره یا انتخاب مدیران توسط اداره امور موسسات و شرکت‌ها صورت می‌گیرد. پس از تشکیل هیئت مدیره با برگزاری جلسه‌ای، اعضای هیئت مدیره باید از میان خود شخصی را به عنوان مدیر عامل انتخاب کنند. انجام چنین امری به معنای تعیین سمت هیئت مدیره می‌باشد.

تمدید شرکت

شرکت‌های خاص برای گسترس فعالیت خود در زمینه‌های مختلف و بهبود وضعیت خدمات، هر دو سال به تعویض و یا تمدید هیئت مدیره و سهامداران و هر یک سال به تمدید و یا تعویض بازرسان می‌پردازند. این امر در مجمع عمومی عادی صورت می‌گیرد و تغییرات به وجود آمده آگهی خواهند شد.